Cần trang bị giấy tờ gì khi tham gia vận chuyển hàng hoá?

1. Đối với đơn vị vận chuyển

Khi tham gia vận chuyển hàng hoá, các đơn vị vận chuyển cần phải chuẩn bị các giấy tờ liên quan để đảm bảo cho quá trình vận chuyển diễn ra trơn tru và đầy đủ theo quy định pháp luật. QV Transport chia sẻ đến bạn những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hoá.

1.1 Hóa đơn chứng từ

Hóa đơn chứng từ là giấy tờ quan trọng nhất trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Đây là bằng chứng để các đơn vị chuyển phát có thể xác định được thông tin về hàng hóa, giá trị hàng hóa và các thông tin khác liên quan. Vì vậy, hóa đơn chứng từ cần phải được lập đầy đủ, chính xác và theo đúng quy định pháp luật.

1.2 Phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng là giấy tờ được sử dụng để xác nhận việc giao hàng cho người nhận. Phiếu giao hàng thường đi kèm với hóa đơn chứng từ và cần phải được lập đầy đủ thông tin về số lượng hàng hóa, tên và địa chỉ người giao và người nhận hàng.

1.3 Hợp đồng vận chuyển hàng hoá

Đây là giấy tờ cơ bản nhất và quan trọng nhất trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Hợp đồng cần được lập ký kết giữa người gửi hàng và đơn vị vận chuyển. Trong đó, nội dung của hợp đồng cần phải ghi rõ các thông tin về đơn vị vận chuyển, tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi hàng và người nhận hàng, nội dung và số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, giá cước vận chuyển, thời gian vận chuyển, các điều khoản về bồi thường thiệt hại,...

1.4 Giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu

Đối với các loại hàng hóa có giá trị cao, cần phải có các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu như hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, giấy tờ liên quan đến bản quyền sản phẩm,...

1.5 Giấy phép vận chuyển

Giấy phép vận chuyển là giấy tờ được cấp bởi cơ quan chức năng để cho phép các đơn vị vận chuyển tham gia hoạt động vận chuyển hàng hoá. Để được cấp giấy phép, các đơn vị cần phải đáp ứng các điều kiện về đội ngũ lái xe, phương tiện vận chuyển và các tiêu chuẩn khác.

Xem thêm: TRÁNH MẤT TIỀN OAN KHI LÀM THỦ TỤC ĐĂNG KIỂM XE TẢI

2. Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển

Khi tham gia vận chuyển hàng hoá, người sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hoá cần phải chuẩn bị và trang bị đầy đủ các giấy tờ để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong quá trình vận chuyển. Các giấy tờ cần có bao gồm:

2.1 Giấy tờ liên quan đến hàng hoá

Người sử dụng dịch vụ cần phải cung cấp các giấy tờ liên quan đến hàng hóa như hóa đơn, giấy tờ khai báo hải quan, văn bản xác nhận chất lượng sản phẩm, chứng chỉ xuất xứ,... Tùy vào loại hàng hoá mà có thể yêu cầu thêm các giấy tờ khác như giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm,...

2.2 Giấy tờ về pháp lý

Trong trường hợp vận chuyển hàng hoá qua biên giới hoặc giữa các quốc gia, người sử dụng dịch vụ cần phải trang bị các giấy tờ pháp lý như giấy tờ xác nhận quyền sở hữu, giấy phép kinh doanh, giấy tờ đăng ký thuế,...

2.3 Giấy tờ về bảo hiểm

Nếu người sử dụng dịch vụ muốn đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển, họ có thể mua bảo hiểm vận chuyển hàng hoá. Trong trường hợp này, người sử dụng dịch vụ cần phải có giấy tờ xác nhận bảo hiểm để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho hàng hoá.

2.4 Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là giấy tờ được sử dụng để ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho hàng. Phiếu xuất kho cần phải đầy đủ thông tin về tên, số lượng hàng hóa, ngày tháng xuất kho và thông tin về đơn vị vận chuyển.

3. Hậu quả của việc không trang bị đầy đủ giấy tờ vận tải

Việc không trang bị đầy đủ giấy tờ vận tải có thể gây ra nhiều hậu quả xấu cho người sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hoá và đơn vị cung cấp dịch vụ. Cụ thể, những hậu quả có thể xảy ra như sau:

3.1 Phải chịu phạt tiền

Khi bị kiểm tra và phát hiện thiếu giấy tờ, người vận chuyển hàng hoá sẽ phải chịu phạt tiền do vi phạm quy định của pháp luật. Số tiền phạt này thường không nhỏ và sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển của người sử dụng dịch vụ.

3.2 Chậm trễ trong vận chuyển hàng hoá

Nếu không có đủ giấy tờ vận tải, quá trình kiểm tra và thủ tục làm thêm giấy tờ mới sẽ mất thời gian, dẫn đến chậm trễ trong việc vận chuyển hàng hoá. Điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất hoặc kinh doanh của người sử dụng dịch vụ.

3.3 Hàng hoá bị giữ lại

Nếu không có giấy tờ vận tải đầy đủ, hàng hoá có thể bị giữ lại để xác minh danh tính hoặc xử lý hậu quả. Điều này sẽ làm cho người sử dụng dịch vụ gặp khó khăn và ảnh hưởng đến quy trình sản xuất hoặc kinh doanh.

3.4 Mất uy tín

Việc không trang bị đầy đủ giấy tờ vận tải có thể làm mất uy tín của đơn vị vận tải trong mắt người sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hoá, đặc biệt là trong mắt các đối tác hoặc khách hàng. Điều này có thể ảnh hưởng đến quan hệ kinh doanh trong tương lai.

4. Đơn vị vận chuyển hàng hoá uy tín 

Để đảm bảo cho quá trình vận chuyển hàng hoá diễn ra thuận lợi, an toàn, bạn cần tìm kiếm các đơn vị vận chuyển uy tín và chất lượng. QV Transport là một trong những đơn vị vận chuyển chất lượng, uy tín tại TP.HCM. 

QV Transporcó đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hoá, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hạn và an toàn. 

QV Transpor cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hoá đa dạng, từ hàng hóa nhẹ đến hàng hóa nặng, từ hàng hóa thông thường đến hàng hóa quý hiếm, đáp ứng nhu cầu vận chuyển của khách hàng. 

QV Transporsử dụng các phương tiện vận chuyển chất lượng, được bảo dưỡng thường xuyên, giảm thiểu tối đa các rủi ro và tình trạng hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. 

QV Transport cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hoá đảm bảo đầy đủ giấy tờ theo đúng quy định pháp luật với giá cả hợp lý, cạnh tranh trên thị trường, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và tăng tính hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Tóm lại, việc trang bị đầy đủ giấy tờ vận tải khi tham gia vận chuyển hàng hoá là rất quan trọng để đảm bảo sự an toàn và tính hợp pháp trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Người sử dụng dịch vụ vận chuyển cần phải nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hoá và đảm bảo đầy đủ chúng trước khi bắt đầu vận tải. Việc bỏ qua bước này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt tiền, mất thời gian và ảnh hưởng đến danh tiếng kinh doanh.Vì vậy, việc trang bị đầy đủ giấy tờ vận tải là rất quan trọng để đảm bảo quy trình vận chuyển hàng hoá được diễn ra thuận lợi và tránh các hậu quả xấu có thể xảy ra.