Biên bản giao hàng là gì?

Vậy cụ thể biên bản giao hàng là gì, sử dụng khi nào và cần có những nội dung gì. Tất cả thông tin sẽ được chúng tôi làm rõ hơn ở bài viết dưới đây:

1. Biên bản giao hàng là gì- Những thông tin cần biết

Biên bản giao nhận hàng là chứng từ (hoặc bằng chứng) thể hiện hàng hóa đã được giao (trên thực tế). Và việc này được thực hiện giữa người giao hàng và người mua dựa theo thỏa thuận của các bên trước đó.

Biên bản dùng để xác nhận số lượng hàng hóa đã nhận. Hơn nữa, biên bản cũng là   bằng chứng xác nhận từ người mua đã nhận số lượng hàng hóa đã mua từ người bán thông qua người giao hàng.

Biên bản này là một văn bản pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi của người mua và người bán hàng trước pháp luận trong trường hợp xảy ra những vấn đề liên quan tới pháp lý.

Biên bản giao hàng sẽ được lập ngay hoặc cùng thời điểm khi ký kết hợp đồng mua bán.  Trong đó, người bán sẽ giao đúng chủng loại và số lượng hàng hóa mà người mua đã đăng ký. 

Khi người mua nhận được đúng chủng loại, số lượng như đã thỏa thuận thì ký vào biên bản giao hàng để xác nhận đã nhận hàng từ người mua. 

2. Nội dung cần thiết trong biên bản giao hàng là gì

Nói chung, biên bản giao hàng là một loại giấy tờ rất quan trọng trong kinh doanh. Nó được ví như bằng chứng nhận dạng khi người bán giao hàng đầy đủ và nhằm đáp ứng yêu cầu của người mua.
Hồ sơ này sẽ giúp bạn tránh được những vụ kiện tụng hay nhầm lẫn ảnh hưởng đến người mua và người bán trong quá trình sản xuất và giao nhận hàng hóa. Nội dung trong biên bản giao hàng cần có những nội dung như sau:

• Nội dung giao hàng và các thông tin cơ bản như: tên hàng cần giao, số lượng hàng, đơn giá, giá trị thực tế của từng loại hàng và xác nhận số lượng hàng có đủ hay không nhận được.
• Nếu các điều kiện giao hàng không được các bên liên quan thực hiện đúng và đầy đủ, hai bên cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật, ...
• Biên lai là bản sao và mỗi bên liên quan giữ một bản, có hiệu lực pháp lý như nhau. Hiện tại, tất cả các hồ sơ của nhà giao nhận sẽ thiết lập một tiêu chuẩn chung. Nhưng khi mỗi chuyến hàng, mỗi thời điểm, mỗi khách hàng,… lại khác nhau nên một số công ty vận chuyển có rất nhiều ưu đãi cho công ty và khách hàng cũ. Chẳng hạn như vận chuyển số lượng lớn… Nếu bạn muốn tìm các hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu vận chuyển chính xác nhất cho doanh nghiệp của mình, hãy lên Internet và tìm kiếm các từ khóa liên quan đến các loại hồ sơ này. Biên bản này rất giống với các phiếu giải quyết tài sản được sử dụng rộng rãi hiện nay. Cả hai đều là tài liệu quan trọng cho doanh nghiệp

3. Tầm quan trọng của biên bản giao hàng 

Thường ở khâu vận chuyển và nhận hàng có rất ít người phụ trách trực tiếp tham gia mà trong nội bộ công ty có rất nhiều bên khác cần nắm được kết quả của công việc này. Do đó, hồ sơ được yêu cầu để chứng minh hoạt động nhận giữa các bên. Đây có thể là căn cứ quan trọng để chứng minh rằng các bên đã giao, nhận đủ hàng hoá, tài sản đúng thời hạn và yêu cầu đã thoả thuận.

Biên bản giao hàng cũng là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Về mặt nội bộ, điều này giúp các quy trình hoạt động diễn ra suôn sẻ và hạn chế các xung đột có thể ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của công ty.

4. Những lưu ý khi lập biên bản giao hàng là gì

Nội dung trong biên bản giao hàng cần có thông tin đầy đủ của bên mua và bên bán.

 

• Bên bán cần lập văn bản đồng thời với hợp đồng mua bán hàng hoá và vận chuyển. Bạn không nên đợi đến khi kết thúc mới vội vàng viết giấy giao hàng, bởi sẽ rất dễ xảy ra sai sót lại đang không tuân thủ quy trình giao hàng.

• Văn bản cần có chữ ký tươi của người mua và người bán. ( Cần có cả chữ ký và ghi rõ họ tên của người mua và người bán). Biên bản sẽ được coi là không hợp lệ nếu không có đầy đủ chữ ký hoặc con dấu.

• Các loại biên bản bàn giao sao y bản chính. Trong trường hợp có tranh chấp giữa các bên liên quan đến giao nhận và chuyển tiếp, họ sẽ giữ lại một bản sao để làm cơ sở pháp lý.  

• Biên bản giao hàng phải được bảo quản đúng quy cách. Các bên có trách nhiệm sử dụng thận trọng biên bản theo quy định của pháp luật.

5. Các yêu cầu trong biên bản giao nhận hàng hoá là gì

Một biên bản giao hàng là tài liệu quan trọng chứng minh hoạt động giao hàng. Một biên bản giao hàng chuẩn cần đảm bảo yêu cầu sau:

5.1 Đảm bảo thông tin chính xác:

Trong biên bản giao hàng cần phải điền đầy đủ thông tin các thông tin như: 

Thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, chức vụ của các bên để người phụ trách sự kiện này nắm rõ. 

Thông tin tiếp đến là: thời gian giao hàng, chủng loại, số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa cụ thể..vv

Nếu hàng hóa giao là sản phẩm đơn giản thì phải bổ sung ký hiệu, mã số theo quy định của công ty và thông số sản phẩm. 

5.2 Đồng thời với các tài liệu liên quan:

Một số trường hợp thì biên bản giao hàng kèm theo các tài liệu khác có liên quan. Như hợp đồng mua bán thương mại, chứng chỉ chất lượng, hợp đồng vận chuyển,… sẽ giúp các bên đánh giá chính xác chất lượng hàng hóa, tiêu chuẩn của hàng hóa, hàng hóa có đủ tiêu chuẩn hay không?

5.4 Cần có chữ ký tươi:

Biên bản giao hàng cần có chữ ký tươi của cả người mua và người bán và được ký trực tiếp trên văn bản biên bản giao hàng. Chỉ khi những người giao nhận và người giao nhận nêu trong biên bản họp có đủ chữ ký và đóng dấu đỏ thì biên bản này mới là biên bản giao hàng hợp pháp và hợp pháp.

Hi vọng với những chia sẻ trên đây bạn có cho mình câu trả lời biên bản giao hàng là gì?. Nếu bạn cần tư vấn thêm bất cứ thông tin gì hãy tham khảo thêm thông tin tại website: https://thuexechohang.vn/.