6 sai lầm và cách xử lý khi vận chuyển hàng hoá

1. Giới thiệu về dịch vụ vận tải

Dịch vụ vận tải hàng hoá là một trong những dịch vụ quan trọng trong lĩnh vực logistics, đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng. 

1.1 Vận tải hàng hoá là gì?

Vận tải hàng hoá là một lĩnh vực quan trọng trong ngành vận tải, có vai trò chuyên chở và giao nhận hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác thông qua các phương tiện vận tải như xe tải, container, tàu biển, máy bay, ... để đảm bảo sản phẩm được phân phối đến khách hàng đúng thời gian và địa điểm cần thiết.

1.2 Đơn vị vận tải hàng hoá là gì?

Đơn vị vận tải hàng hoá là một công ty hoặc tổ chức có chức năng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ địa điểm gửi đến địa điểm nhận. Đơn vị này sẽ có trách nhiệm phân phối, quản lý và kiểm soát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển để đảm bảo an toàn cho hàng hoá và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Một đơn vị vận tải hàng hóa chất lượng sẽ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng với những dịch vụ tốt nhất, bao gồm cả dịch vụ vận tải đường bộ, đường biển và hàng không. Đồng thời, đơn vị vận tải hàng hoá cũng phải đảm bảo các tiêu chí như đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sử dụng các phương tiện vận tải hiện đại, đảm bảo tính an toàn và chất lượng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

2. Những sai lầm đơn vị vận tải dễ phạm phải khi vận chuyển hàng

Vận tải hàng hóa là một trong những ngành kinh doanh được xem là khó khăn và rủi ro. Một sự cố nhỏ có thể dẫn đến những tổn thất lớn cho cả người vận chuyển lẫn người nhận hàng. Dưới đây là những sai lầm thường gặp của các đơn vị vận tải khi vận chuyển hàng.

2.1 Không đảm bảo an toàn hàng hoá 

Đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vận tải đã từng phạm phải sai lầm này. Hàng đóng gói hàng hóa đúng cách, không sử dụng thiết bị bảo vệ an toàn. Ngoài ra, việc không sử dụng đúng phương tiện vận chuyển phù hợp với loại hàng hóa. Ví dụ, khi sử dụng hoặc thuê xe tải chở hàng 5 tấn thì chỉ nên chở hàng hoá từ 5 tấn trở lại để đảm bảo an toàn. 

2.2 Sai lầm thiếu kiểm soát 

Để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa là cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vận tải đã từng phạm phải sai lầm này khi không đảm bảo sự kiểm soát và giám sát trong quá trình vận chuyển.

2.3 Thiếu sự chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp

Trong quá trình vận chuyển hàng hoá, các trường hợp khẩn cấp như tai nạn, hỏa hoạn, thiên tai, hay các yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng đều có thể xảy ra.

Tuy nhiên, nếu đơn vị vận tải không chuẩn bị sẵn sàng cho các trường hợp khẩn cấp này, sẽ dễ dàng gặp phải rủi ro và thiệt hại nặng nề. Việc thiếu sự chuẩn bị cũng có thể gây mất lòng tin của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

2.4 Không có kế hoạch quản lý rủi ro

Việc quản lý rủi ro là một phần rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Các đơn vị vận tải cần đánh giá và định vị các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển và lập kế hoạch để giảm thiểu các rủi ro này.

Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm việc xác định các rủi ro có thể xảy ra, đánh giá mức độ nghiêm trọng của chúng và lập kế hoạch để giảm thiểu rủi ro. Các đơn vị vận tải cần có các chính sách và quy trình đối phó với các rủi ro khác nhau như mất mát, hư hỏng hoặc chậm trễ trong vận chuyển hàng hoá.

2.5 Không tối ưu hóa quá trình vận chuyển

Quá trình vận chuyển có thể bao gồm nhiều bước từ đóng gói, kiểm tra, vận chuyển và giao nhận. Nếu không được thiết kế và quản lý tốt, các bước này có thể dẫn đến tình trạng lãng phí tài nguyên, tăng chi phí và làm giảm hiệu quả vận chuyển.

2.6 Không chú trọng đến nhân viên và khách hàng

Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận tải đạt được sự thành công và tăng trưởng bền vững trong thị trường cạnh tranh. 

Khi không quan tâm đến nhân viên, doanh nghiệp sẽ khó có được đội ngũ nhân viên đầy đủ kỹ năng và đam mê trong công việc, dẫn đến chất lượng dịch vụ kém hơn, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, khi không chú trọng đến khách hàng, doanh nghiệp vận tải có thể gặp phải những vấn đề về mất mát khách hàng, giảm doanh số và uy tín của mình. 

3. Tránh những sai lầm trong vận chuyển hàng 

Việc tránh những sai lầm trong vận chuyển hàng là rất quan trọng để đảm bảo an toàn, đúng hạn và chất lượng cho hàng hóa. Dưới đây là một số gợi ý để tránh các sai lầm thường gặp trong vận chuyển hàng dành cho khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hoá. 

3.1 Lựa chọn đúng đơn vị vận chuyển

Trước khi quyết định chọn đơn vị vận chuyển, bạn cần nghiên cứu kỹ về các đơn vị này, đảm bảo rằng họ có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa của bạn.

3.2 Đóng gói và bảo vệ hàng hóa

Hàng hóa cần được đóng gói và bảo vệ đúng cách để đảm bảo không bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. Nếu cần thiết, bạn có thể tìm kiếm các dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

3.3 Lên kế hoạch vận chuyển

Trước khi bắt đầu vận chuyển, bạn cần lên kế hoạch chi tiết về các thủ tục, giấy tờ, tài liệu và thông tin liên lạc để đảm bảo vận chuyển được diễn ra đúng hạn và không gặp trục trặc.

3.3 Giám sát quá trình vận chuyển

Bạn cần giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa để đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng hạn, đúng chất lượng và đúng địa điểm. Nếu cần thiết, bạn có thể yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp thông tin về quá trình vận chuyển hàng hóa của bạn.

3.4 Xử lý sự cố

Nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển, bạn cần xử lý nhanh chóng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và giảm thiểu thiệt hại. Bạn cần thảo luận với đơn vị vận tải và có kế hoạch phòng ngừa và giải quyết sự cố trước khi bắt đầu vận chuyển.

Trong quá trình vận chuyển hàng hoá, sai lầm có thể xảy ra và gây tổn thất cho doanh nghiệp và khách hàng. Để tránh tình trạng này, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ những sai lầm thường gặp và đưa ra các giải pháp thích hợp để khắc phục. Với 6 sai lầm phổ biến trong vận chuyển hàng hoá mà chúng tôi đã đề cập, hy vọng rằng các doanh nghiệp và khách hàng sử dụng dịch vụ vận tải sẽ áp dụng những giải pháp tối ưu để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hoá được thuận lợi và hiệu quả hơn.